whitek43的部落格

又是星期一。明明同樣是一天，但一到週末，卻感覺時間過得比平常快兩倍。週末根本沒做什麼，轉眼又是星期一，又要回公司上班，開始上班族一個禮拜的羈絆。一天熬過一天，直到星期五再度降臨。
每個月領的薪水，都是出賣我的時間和勞動換來的；在公司忍氣吞聲，做著某個人要我做的事。這就是上班族的宿命。幾乎每天都一樣，一天裡一半以上的時間都在公司度過，如果這些時間都只是疲累和無聊，生活怎麼會幸福呢……


◎小改變，會議效率飆速提升 吳世娜

參加部門會議時，我經常會準備一本筆記本，可以隨手記下與業務有關的資料，或就那樣隨意地塗塗寫寫。因為許多時候，會議常會開著開著忘記了它最初的目的，像脫韁野馬般失去方向，如果沒有準備其他可做的事，除了時間浪費掉很可惜，那種無聊也讓人難以忍受。沒有成果，只是消耗時間，會議彷彿蠶食工作時間的害蟲。

我所屬的部門負責發掘新事業項目，主要業務是在已飽和的既存市場中，發掘出新成長的動力。我們的工作需要動腦、想創意點子，成員囊括戰略團隊、事業團隊、行銷團隊、技術團隊等各部門人員，在開會的時候，因彼此立場的差異，時常摩擦不斷。有一次，部門為掌握業務現況和問題點而開會，結果彼此忙著互推責任，會議開到要正常進行都難的地步。本來希望透過開會，讓不同專業、不同業務的人，獲得共識，一起做出一個結論。但照這情況，恐怕很難真有什麼定見。

我們部門的會議，大都是以「衝撞式腦力激盪」的方式進行：一起頭纏白布，絞盡腦汁，像拚聯考一樣地討論，盲目期待會不會有好方案跑出來，這就是產生馬拉松會議的原因，而且參與者老是不斷重複各自本位主義的主張。尤其是技術團隊和業務團隊選拔出來的兩個人，他們非常堅持己見，難以妥協，每次開會都會展開激烈辯論，白白浪費許多時間，導致會議連開好幾天，甚至開到三更半夜，弄得大家精疲力竭。久而久之，只要一到開會時間，大家光看到彼此的臉，就腦筋一片空白。
終於有一天，實在忍無可忍的我提出建議：「討論到此結束，現在大家各自把點子寫到白板上，再綜合整理。」來自不同部門的人已到了壁壘分明、劍拔弩張的地步，終究不得不順服地接受我的提議。

結果新奇的事情發生了。看著這些即興寫在白板上的點子，我發現以前經常演變成爭吵、僵持不下的部分，因為大家都分別提出自己的想法，居然不再是問題了；另外，本來參加會議時非常低調的人也在白板寫下點子，開始提出自己的意見了。在光靠討論的會議中根本出不來的嶄新點子，透過這個方法，彷彿突然挖到寶藏般，全都冒了出來。到後來，甚至連白板都不夠寫的地步。

受到這種「邊寫邊討論」開會方式的成果鼓舞，在我們和其他部門開會時，也改用這種方式來開會了：與會人員將自己的意見寫在便利貼上，再依序在白板上貼成一排。因為不記名，所以可以免除壓力、盡情地發表自己的想法；連很在意他人眼光的新進人員意見，也能順利網羅進來。

當需要新點子時，這真是最有效益的方式了。一週二、三次，我們先訂出特定主題，然後在便利貼上寫下相關的點子，以這種方式取代傳統討論會議，只需五到十分鐘，就能獲得許多點子。